Niet rechtsgeldig gesloten overeenkomst toch bekrachtigd

De bevoegdheid van een verenigingsbestuurder om de vereniging te vertegenwoordigen wordt vrijwel altijd in de statuten van de vereniging geregeld. Soms is een bestuurslid bevoegd om de vereniging alleen te vertegenwoordigen. Soms ook kan de vereniging op grond van de statuten juist niet door één bestuurslid alleen worden vertegenwoordigd, maar is er altijd een handtekening van een tweede bestuurslid nodig. Wat nu als een bestuurder in die situatie toch alleen een handtekening onder een overeenkomst zet en de vereniging hier pas jaren later achter komt en bovendien tot de conclusie komt dat er ook buiten de overeenkomst opdrachten door de betreffende contractspartner worden uitgevoerd?

De vraag is of de vereniging – gegeven de onbevoegdheid van de bestuurder en de jarenlange in werking zijnde overeenkomst – na al die jaren nog onder de overeenkomst uit kan. Er was immers geen sprake van rechtsgeldige vertegenwoordiging. Uiteraard heeft de vereniging wel kennis gehad van de werkzaamheden die op basis van de overeenkomst zijn uitgevoerd – bijvoorbeeld bij de financiële verantwoording – maar ook in die situatie is het mogelijk dat de vereniging onwetend was over het bestaan van een overeenkomst.

Moet de niet rechtsgeldig gesloten overeenkomst worden bekrachtigd of niet? Het Gerechtshof in Arnhem heeft zich er over uitgelaten. Conclusie is dat het op de weg van de andere bestuursleden – en ook van de overige leden van de vereniging – ligt om een inzichtelijke financiële verantwoording te laten afleggen door het bestuur. Doen zij dat niet of niet voldoende, dan is dat een reden om de overeenkomst te bekrachtigen. Een extra argument voor deze conclusie is wanneer de overeenkomst ook jarenlang is uitgevoerd. Dan hoeft niemand er meer rekening mee te houden dat het bestaan van de overeenkomst na al die jaren nog ter discussie zal worden gesteld.

Zorg er daarom als bestuur van een vereniging voor dat de werkwijze binnen het bestuur zodanig is dat eventuele – bedoelde of onbedoelde – misstappen worden voorkomen. Bij een tweehandtekeningensysteem is het van belang dat een bestuurder niet ongestoord zijn eigen gang kan gaan.

Wilt u meer weten over het juridisch goed regelen van de bevoegdheid van bestuurders van verenigingen? Neem contact met ons op en wij geven u inzicht in de mogelijkheden en in de manieren waarop u de controle kunt vormgeven.